Ar kada nors norėjote, kad paroje būtų daugiau valandų? Visi to norime! Kartais, kai trūksta laiko, pravartu peržiūrėti savo dieną ir atsakyti sau į seną, gerą klausimą: kaip galėčiau dirbti produktyviau?
Niekam ne paslaptis, kad raktas į sėkmę yra sunkus darbas. Tomas Džefersonas sakė: „Pastebėjau, kad kuo sunkiau dirbu, tuo labiau man sekasi“, o Styvas Džobsas šią išmintį papildė: „Atidžiau panagrinėjus supranti, kad staigi sėkmė gimsta tik po ilgų pastangų“.
Be sunkaus darbo, norėjome pasidalyti dar aštuoniais patikrintais būdais, kaip dirbti produktyviau ir geriausiai išnaudoti savo laiką.
1. Pirmiausia
nustatykite svarbiausius dalykus
Atrodo, kad tai savaime suprantama, turite apsvarstyti, kam ir kiek laiko skirsite, kad dienos pabaigoje netektų stebėtis, kurgi jis dingo. Dienos pradžioje nustatykite, kokį svarbiausią dalyką norite įgyvendinti. Mes kalbame apie tikslą Nr. 1 – „jei nieko daugiau, tai aš noriu tai pasiekti“. Jei dienoje lieka laiko, įrašykite ir antrą ar trečią tikslą, ne daugiau penkių ar šešių. Kodėl? 12–15 darbų sąrašas išsklaidys jūsų dėmesį ir neleis jums būti produktyviausiam. Galite įsirašyti daugiau nei dvi ar tris užduotis, tačiau laikykitės nuostatos, kad jų įgyvendinimas nėra savaime suprantamas.
Kai jau suplanavote, kaip turėtų atrodyti ši diena, pagalvokite apie visą savaitę. Kokius du ar tris svarbiausius dalykus norite nuveikti? Iš anksto peržiūrėkite savo savaitės kalendorių – ar tikrai jame pasižymėjote laiką šioms užduotims? Nemanykite, kad galite jas kažkur „įsprausti“ ir nelaukite trečiadienio, kad imtumėte rimtai planuoti joms atlikti numatytą laiką. Nustatykite, kurie dalykai laiko atžvilgiu jums yra svarbiausi. Jei pernelyg daug dalykų reikalauja jūsų dėmesio, apsvarstykite galimybę deleguoti mažiau svarbias užduotis arba išvis jų atsisakykite.
2. Pašalinkite trukdžius
Vienas iš paprastesnių sprendimų – jei dirbate ofise, išjunkite el. laiškų pranešimus. Neskaitykite laiškų kaskart juos gavę, geriau savo paštą tikrinkite periodiškai. „Boomerang“ generalinis direktorius Alex Moore teigia, kad išsiblaškius dėl pranešimo apie gautą el. laišką dėmesys atsistato tik po 64 sekundžių. Per laiką taip susidaro daug minučių.
Dirbkite ten, kur jūsų niekas arba beveik niekas neblaško. Kai norite susikaupti, užsidarykite biuro duris. Jei dirbate atviro plano ofise, užsidėkite triukšmą slopinančias ausines, kad negirdėtumėte pokalbių, galinčių sumažinti jūsų produktyvumą. Be to, iš ausinių aplinkiniai supras, kad bandote susikaupti.
Ekspertai taip pat rekomenduoja socialinius tinklus palikti laisvalaikiui. Kai naršymas socialiniuose tinkluose tampa įpročiu, tai suryja daug vertingo ir potencialiai produktyvaus laiko. Daugumoje įmonių naršymas socialiniuose tinkluose yra draudžiamas, ir tikrai ne be reikalo.
Būna ir kitų trukdžių, kurių čia neaptarėme – jūs geriausiai žinote, kas blaško būtent jus. Gali būti, kad einate pasidaryti kavos ir nė nepastebite, kaip prabėga 20 minučių, o gal retkarčiais sustojate paplepėti su bendradarbiu. Esmė ta, kad reikia išmokti atpažinti trikdžius ir juos pašalinti!
Išmokite atpažinti trikdžius ir juos pašalinkite.
3. Išsikelkite mažesnius dienos tikslus
Reikia turėti didelę viziją. Reikia siekti daug. Tačiau jei jūsų tikslai yra pernelyg dideli , o jūs nesuskaidote jų į mažesnius, galite jaustis paskendę darbuose ir nepastebėti pažangos.
Atlikdami trumpesnes užduotis greičiau jas įgyvendinate, didėja motyvacija ir užsidegimas. Jaučiatės galintys labiau kontroliuoti savo tikslą ir lengviau išliekate produktyvūs. Mažesnio tikslo pavyzdys galėtų būti tam tikras skambučių arba parašytų žodžių skaičius per dieną. Pardavimo sferoje tai vadiname „kritiniais sėkmės veiksniais“ – atrodo, sudėtingai įgyvendinamą 200 skambučių per savaitę tikslą galima suskirstyti į 40 skambučių per dieną (nuo pirmadienio iki penktadienio). Kad ir koks tikslas bebūtų – pradėti pardavinėti naujoje rinkoje ar iš pagrindų susitvarkyti namus, suskaidykite jį į mažesnes kasdienes užduotis, kad aiškiai suprastumėte, ką turite padaryti, ir dirbtumėte produktyviau.
Pasiklausykite profesionalaus pardavimų ir lyderystės trenerio Dave Brown paskaitos apie atskaitomybės galią.
4. Vienu metu dirbkite ties vienu dalyku ir stebėkite savo pažangą
Kalbant apie tikslus – stenkitės juos įgyvendinti po vieną. Vienu metu žongliruojant daugybe projektų ir užduočių tikrai kas nors išslys iš rankų. Be to, kai tuo pačiu metu atliekate pernelyg daug darbų, sugaištate daug laiko, pereidami nuo vieno prie kito. Kai bandote padalinti savo dėmesį, kenčia kokybė.
„Southwestern Consulting“ mes mėgstame sakyti – „kontroliuokite tai, kas kontroliuojama“. Negalite kontroliuoti kitų žmonių arba išorinių aplinkybių, tačiau galite kontroliuoti savo veiklą ir susikaupimą. Kiekvieną dieną stebėkite nuo jūsų priklausančius rodiklius.
Kontroliuokite tai, kas kontroliuojama: negalite kontroliuoti kitų žmonių arba išorinių aplinkybių, tačiau galite kontroliuoti savo veiklą ir susikaupimą.
5. Norėdami dirbti produktyviau, pradėkite nuo mažiausių užduočių
Greitai atlikus keletą užduočių pastebima pažanga, sutrumpėja darbų sąrašas. Verslininkas Steve Olenski pavadino tai „dviejų minučių taisykle“. Jei žinote, kad galite atlikti užduotį per dvi minutes arba greičiau, pirmiausia imkitės jos. Išimtis – auksinė valanda (plačiau apie ją – toliau tekste).
6. Suskirstykite laiką į blokus ir saugokite savo „auksinę valandą
“
Svarbiausiems projektams darbotvarkėje skirkite auksinę valandą ir pasirūpinkite, kad tuo metu nebūtų jokių trukdžių. Tai turėtų būti tas paros metas, kai dirbate produktyviausiai. Tik jūs žinote, kada tai yra! Daugeliui tai rytinės valandos, bet kad ir koks laikas patogiausias jums, pačius svarbiausius darbus dirbkite per savo auksines valandas. Jos gali būti pačios įvairiausios – pavyzdžiui, valanda ar dvi per dieną, kada lengviausia pasiekti klientus telefonu, arba iš karto po pietų, tarp 13:00 ir 15:00 valandos, kai jaučiatės pilni jėgų, o kūrybiškumas liejasi per kraštus. Neeikvokite savo auksinės valandos susirinkimams, pašalinei veiklai ar laiko švaistymui, kad ir kaip norėtųsi. Rezervuokite šį laiką savo kalendoriuje ir branginkite jį!
7. Kad išliktumėte kūrybingi, retkarčiais darykite pertraukėles
Suplanuokite keletą pertraukų per dieną, o jei ištinka kūrybinė krizė, pailsėkite 5–10 minučių. Pailsinkite protą, užsukite kūrybos varikliuką ir grįžkite prie darbo. Tyrimais nustatyta, kad reguliarios pertraukos padeda susikaupti ir gerina nuotaiką. Dar vienas protingas sprendimas – per pertraukas pajudėti. Pasivaikščiokite. Pakeiskite aplinką. Jei dirbate sėdimą darbą, o už lango geras oras – susiraskite stalą lauke arba išsirinkite tokią vietą biure, kur daug šviesos. Tai tapo daug paprasčiau, kai ėmėme dirbti iš namų. Pakeitus aplinką didėja kūrybiškumas, o sprendžiamos problemos gali tapti aiškesnės.
Svarbi pastaba: planuodami pertraukas nepakliūkite į proceso, kurį vadiname „kūrybišku atidėliojimu“, pinkles. Taip nutinka, kai pertraukos jums nereikia… tačiau jūs susirandate trumpalaikių užsiėmimų, kad nereikėtų pradėti to, ką iš tiesų turite padaryti. Supraskite savo produktyvumo tikslus, branginkite auksinę valandą ir neleiskite atidėliojimui tapti kliūtimi.
8. Paverskite susitikimus prasmingais
„Atlassian“ duomenimis, vidutinis ofiso darbuotojas neproduktyviuose susirinkimuose praleidžia daugiau nei 31 valandą per mėnesį. Nieko sau. Tikriausiai teko girdėti: „Vietoje šio susirinkimo būtų užtekę el. laiško“. Kartais susirinkimai yra būtini, tačiau stenkitės, kad jie būtų kuo trumpesni, ir nenukrypkite nuo plano. Paskirkite laiko limitą ir jo laikykitės. Paprašykite, kad kas nors užsirašytų svarbiausias pastabas ir temas, kurias reikia aptarti susirinkimo pabaigoje, kad detalės nepasimirštų ir nereikėtų… atspėjote – rengti kito susirinkimo. Galite netgi pabandyti susirinkimus pakeisti trumpomis penkiaminutėmis.
Didinkite produktyvumą kartu su treneriu
Produktyvumas nėra kažkokia mistika, tačiau jam reikia skirti dėmesio. Dienos pradžioje apsvarstykite pateiktus aštuonis punktus. Taip pat su trenerio pagalba sužinokite, kaip būti produktyvesniems ir maksimaliai išnaudoti laiką. Neseniai atliktoje apklausoje SWC klientai, kurie 12 ar daugiau mėnesių dalyvavo koučingo programoje, nurodė, kad jų produktyvumas išaugo 44 %, o laiko valdymo įgūdžiai – 58 %.
Susisiekite su mumis šiandien, kad gautumėte nemokamą konsultaciją ir sužinotumėte, kaip „Southwestern Consulting“ treneris gali jums padėti. Kvalifikuotas mūsų treneris įsiklausys į jūsų poreikius ir patars, ar koučingas gali tapta ta išeitimi, kurios ieškote.
